Mapeamento das atribuições legais e regulamentares nas coordenações de cursos de graduação: contribuições para a gestão da informação eficiente na UFPB

Resumo

A gestão acadêmica no âmbito das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) opera sob o regime jurídico de direito público, no qual impera o princípio da legalidade estrita. Nas Coordenações de Cursos de Graduação (CCGs) da Universidade Federal da Paraíba (UFPB), gestores e servidores enfrentam o desafio da dispersão normativa para o cumprimento de suas rotinas operacionais e decisórias. Este trabalho apresenta um estudo sobre o mapeamento das atribuições legais e regulamentares das CCGs da UFPB como instrumento fundamental para a construção de uma gestão da informação eficiente e integrada. Por meio de uma pesquisa documental, explicativa e descritiva, sistematizou-se o arcabouço normativo geral e específico que rege atos como alteração de Projeto Pedagógico do Curso (PPC), trancamento de matrícula, aproveitamento de estudos e regimes especiais. Como resultado, destaca-se que a organização centralizada e contextualizada dessas normas gera insumos organizacionais que reduzem o retrabalho, promovem a uniformidade dos procedimentos e fomentam a aprendizagem institucional.

Palavras-chave: Gestão da Informação. Atribuições Legais. Coordenação de Curso. Princípio da Legalidade. Universidade Federal da Paraíba.

Abstract

Academic management within Federal Institutions of Higher Education (IFES) operates under the legal framework of public law, in which the principle of strict legality prevails. In the Undergraduate Course Coordination Offices (CCGs) of the Federal University of Paraíba (UFPB), managers and staff face the challenge of regulatory dispersion in carrying out their operational and decision-making routines. This study examines the mapping of the legal and regulatory responsibilities of UFPB’s CCGs as a fundamental tool for building efficient and integrated information management. Through documentary, explanatory, and descriptive research, the general and specific regulatory framework governing actions such as amendments to the Course Pedagogical Project (PPC), enrollment suspension, credit transfer, and special academic regimes was systematized. The results indicate that the centralized and contextualized organization of these regulations generates organizational resources that reduce rework, promote procedural consistency, and foster institutional learning.

Keywords: Information Management. Legal Responsibilities. Course Coordination. Principle of Legality. Federal University of Paraíba.

1. Introdução

As Instituições de Ensino Superior (IES) públicas possuem natureza administrativa complexa. Como autarquia federal integrante da administração indireta da União, a Universidade Federal da Paraíba (UFPB) rege-se imperativamente pelo princípio da legalidade (art. 37 da CF/88), o que implica dizer que a atuação administrativa somente é válida quando estritamente autorizada e delineada por lei ou regulamento (CARVALHO FILHO, 2020).

No cotidiano das Coordenações de Cursos de Graduação (CCGs), o atendimento a estudantes e docentes exige a condução de processos administrativos contínuos, tais como:

• Tramitação de aproveitamento e dispensa de disciplinas;
• Ajustes de oferta e planejamento de horários das disciplinas;
• Alteração e reestruturação do Projeto Pedagógico do Curso (PPC) junto ao Núcleo Docente Estruturante (NDE) e Colegiado de Curso;
• Concessão de regimes de exceção, antecipação de estudos e validação de Atividades Curriculares Complementares (ACC/ACEX).

Ademais, a gestão dessas demandas ocorre em um cenário marcado pela rotatividade periódica dos docentes que assumem a função de coordenadores e vice-coordenadores, frequentemente desprovidos de uma formação prévia em gestão pública. Essa alternância constante na liderança dos cursos intensifica a dependência do conhecimento tácito guardado por servidores técnico-administrativos ou a consulta pontual e reativa às normas acadêmicas, favorecendo gargalos operacionais e descontinuidades administrativas a cada transição de mandato.

Contudo, observa-se que as regras operacionais que fundamentam tais atos encontram-se frequentemente pulverizadas em resoluções internas (como o Regulamento Geral de Graduação e normativas do CONSEPE/CONSUNI), Decretos e Leis Federais. A ausência de um repositório ou mapa de informação unificado fragiliza a tomada de decisão, sobrecarrega as secretarias setoriais e eleva o risco de divergências na aplicação dos procedimentos normativos para situações equivalentes.

Nesse panorama, o mapeamento funcional surge não apenas como uma ferramenta burocrática, mas como um ativo estratégico para o fortalecimento da memória institucional, para a padronização dos fluxos de trabalho e para a garantia da segurança jurídica nas decisões proferidas pela coordenação. Neste contexto, o presente artigo investiga: como o mapeamento das atribuições legais e regulamentares das CCGs pode subsidiar uma gestão da informação eficiente na UFPB?

2. Fundamentação Normativo-Conceitual da Gestão Universitária

2.1 O Princípio da Legalidade e a Vinculação Administrativa na Gestão Universitária

A Administração Pública direta e indireta vincula-se de forma estrita e cogente ao ordenamento jurídico. Ao contrário do setor privado — pautado pelo princípio da autonomia da vontade, no qual é lícito fazer tudo aquilo que a lei não proíbe —, a gestão universitária pública rege-se pelo princípio da legalidade estrita. Sob essa ótica, ao gestor público só é permitido atuar quando houver autorização, previsão e deliberação prévia expressas em lei ou regulamento.

No âmbito das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), o exercício do poder decisório pelas instâncias deliberativas e executivas — como as Coordenações de Curso, os Colegiados e os Núcleos Docentes Estruturantes (NDE) — encontra-se rigidamente balizado por um arcabouço normativo multinível. Esse arcabouço engloba desde a Constituição Federal e leis ordinárias até resoluções e regimentos internos expedidos pelos conselhos superiores da universidade.

A inobservância dessas balizas jurídicas compromete diretamente a validade dos atos administrativos praticados. Qualquer decisão proferida por um Coordenador de Curso ou Colegiado sem o devido respaldo regimental ou motivada por interpretações meramente subjetivas padece de vício de legalidade, tornando o ato nulo ou anulável e sujeitando a instituição a questionamentos judiciais, recursos administrativos e auditorias dos órgãos de controle.

2.2 Gestão da Informação e Aprendizagem Organizacional nas CCGs A informação atua como insumo indispensável para a redução da incerteza e para a promoção da racionalidade nos processos decisórios organizacionais. No ambiente acadêmico-administrativo, a gestão da informação envolve o ciclo completo de identificação, tratamento, organização, armazenamento e

disseminação do conhecimento gerado no cotidiano das rotinas operacionais. Nas Coordenações de Cursos de Graduação (CCGs), o conhecimento normativo e procedimental frequentemente reside de forma tácita na experiência individual de gestores e servidores técnico-administrativos com maior tempo de casa. Quando esses saberes informais não são devidamente formalizados e externalizados, a organização torna-se vulnerável à perda de memória institucional, fenômeno agravado pela rotatividade periódica na gestão dos cursos e pela movimentação de pessoal.

A conversão do conhecimento tácito em conhecimento explícito — por meio da codificação, categorização e mapeamento sistemático dos fluxos procedimentais e regimentos aplicáveis — transforma dados e regras dispersas em um ativo de aprendizagem organizacional. Essa sistematização garante a continuidade e a integridade da gestão, assegura a uniformidade no tratamento das demandas discentes e fortalece a eficiência operacional, blindando a universidade contra a fragmentação do conhecimento e a estagnação burocrática.

3. Metodologia

Trata-se de uma pesquisa de natureza aplicada, com abordagem qualitativa, enquadrando-se como descritiva e explicativa. O procedimento adotado centralizou-se na pesquisa documental, estruturada em três etapas:

1. Mapeamento do Arcabouço Normativo: Levantamento de diplomas legais externos e normativos internos aplicáveis à UFPB, incluindo:

• Regimento Geral da UFPB e Regulamento Geral de Graduação; o Resolução CONSUNI nº 10/2019 (Processo Administrativo

Eletrônico);

• Legislação Federal complementar: Decreto-Lei nº 1.044/69

(Exercícios Domiciliares), Lei nº 9.784/99 (Processo Administrativo), Lei nº 11.788/08 (Estágios) e Lei nº 13.709/18 (LGPD).

1. Análise de Conteúdo e Categorização: Identificação das atribuições do Coordenador, do Colegiado de Curso e do NDE em relação às rotinas acadêmicas (ex.: cadastramento de ingressantes, alteração de PPC, validação de ACC/ACEX e avaliação discente).
2. Modelagem de Fluxos Informacionais: Correlação entre a norma regulamentar, a competência do órgão e o fluxo procedimental no sistema informatizado de ensino.

4. Resultados e Discussão

4.1 Sistematização e Matriz de Competências Legais

O mapeamento permitiu consolidar as atividades típicas da Coordenação de Curso em duas grandes dimensões: Pedagógica/Acadêmica e Administrativa. A partir desse levantamento, foi possível desenhar uma matriz que correlaciona a rotina operacional ao seu dispositivo regulamentar:

A análise da matriz evidencia a clara divisão de atribuições entre as instâncias consultivas/deliberativas (Colegiado e NDE) e as instâncias executivas/operacionais (Coordenação de Curso em articulação com Departamentos e órgãos centrais). Essa separação institucional é indispensável para assegurar a governança universitária, uma vez que impede a centralização indevida de decisões pedagógicas na figura do coordenador de curso e garante que deliberações de maior complexidade — como reformas curriculares e dispensas de disciplinas — sigam o rito do contraditório e da análise colegiada. Outro ponto sobressalente diz respeito à coexistência de normativas de diferentes níveis hierárquicos para o amparo de um mesmo procedimento. Nota-se que enquanto rotinas operacionais como o aproveitamento de disciplinas e a flexibilização curricular amparam-se primordialmente em resoluções internas da UFPB (CONSEPE/CONSUNI), concessões de regimes especiais, por exemplo, vinculam-se diretamente à legislação federal (Decreto-Lei nº 1.044/69). A compilação sistematizada desses diplomas na matriz reduz a ambiguidade na aplicação do direito e delimita com precisão até onde vai a autonomia regulamentar da universidade perante a legislação nacional.

4.2 O Impacto na Gestão da Informação e Eficiência Operacional

A transformação de regras implícitas e normas dispersas em manuais de procedimentos parametrizados e repositórios de informação gera impactos profundos na dinâmica administrativa das Coordenações de Cursos de Graduação. A sistematização do conhecimento regulamentar desdobra-se em quatro dimensões fundamentais:

No que diz respeito à transparência e padronização de processos, a consolidação do arcabouço regulamentar reduz significativamente a assimetria informacional existente entre os docentes que assumem temporariamente a gestão, a equipe de servidores técnico-administrativos e o corpo discente. A padronização dos fluxos evita interpretações subjetivas das regras acadêmicas, assegurando que demandas análogas recebam encaminhamentos uniformes, independentemente de quem esteja à frente do atendimento na secretaria. Relativamente à segurança jurídica e minimização de riscos, o respaldo documental explícito para cada ato proferido pela coordenação blinda os processos contra nulidades e questionamentos formais. Ao mitigar decisões arbitrárias ou em desconformidade com os regimentos vigentes, a instituição reduz a incidência de recursos administrativos, interpelações judiciais e apontamentos por parte de órgãos de controle interno e externo, fortalecendo a higidez jurídica da universidade.

No tocante à preservação da memória institucional e aprendizagem organizacional, ao converter o conhecimento tácito acumulado por gestores e técnicos experientes em um ativo explícito e estruturado, a UFPB garante que o saber operacional pertença à instituição, e não aos indivíduos. Isso atenua os efeitos críticos da rotatividade de pessoal e das transições de mandato nas coordenações, garantindo a continuidade do serviço público sem perdas de histórico ou interrupções no atendimento às demandas acadêmicas.

Por fim, relativamente à otimização do tempo e celeridade processual, a consulta rápida a um mapa funcional e parametrizado elimina o tempo gasto na busca reativa e fragmentada por resoluções antigas ou boletins de serviço. Essa agilidade operacional traduz-se em respostas mais céleres às solicitações dos estudantes e docentes, aliviando a sobrecarga de trabalho nas secretarias e liberando os gestores para se dedicarem ao planejamento estratégico e pedagógico do curso.

5. Considerações Finais

O mapeamento das atribuições legais e regulamentares das Coordenações de Cursos de Graduação (CCGs) demonstra ser um vetor estratégico essencial para a modernização e o aperfeiçoamento da gestão universitária na Universidade Federal da Paraíba (UFPB). O estudo evidencia que a consolidação de uma gestão da informação eficiente no ambiente acadêmico-administrativo ultrapassa a mera digitalização ou informatização de processos por meio de sistemas eletrônicos; exige, sobretudo, a estruturação analítica, a clareza e a acessibilidade dos fundamentos jurídicos e normativos que legitimam e regem cada ato administrativo.

Diante do cenário de alta complexidade regulatória e de constante rotatividade na gestão dos cursos, a sistematização do arcabouço normativo em uma matriz de competências integradas atua como um mecanismo direto de governança e segurança jurídica. Ao balizar a tomada de decisão no princípio da legalidade estrita, o trabalho destaca como a gestão da informação minimiza ambiguidades, previne retrabalhos, mitiga o risco de nulidades processuais e promove o tratamento isonômico e transparente das demandas apresentadas por discentes e docentes.

Como contribuição prática e organizacional, a formalização desse mapa informativo — por meio do desenvolvimento de manuais operacionais parametrizados, guias de rotinas acadêmicas e fluxogramas procedimentais — converte o conhecimento tácito dos agentes públicos em um ativo explícito de memória institucional. Essa transição fortalece a cultura de aprendizagem contínua na UFPB, assegurando a continuidade administrativa e a preservação do saber organizacional mesmo durante os períodos de transição de mandato ou de recomposição das equipes técnicas.

Por fim, recomenda-se que a instituição avance no aprimoramento dessa iniciativa, promovendo a integração contínua deste repositório normativo aos sistemas de informação e plataformas de atendimento ao usuário da universidade. Para trabalhos futuros, sugere-se a expansão do mapeamento de competências para a pós-graduação e setores de extensão, bem como a avaliação quantitativa e qualitativa do impacto da implementação de manuais procedimentais na redução do tempo médio de tramitação dos processos administrativos no âmbito das coordenações de curso.

Referências

Brasil. Decreto-Lei nº 1.044, de 21 de outubro de 1969. Dispõe sobre a amparo aos discentes portadores de afecções.

BRASIL. Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal.

CARVALHO FILHO, José dos Santos. Manual de Direito Administrativo. 34. ed. São Paulo: Atlas, 2020.

CUNHA, Murilo Bastos da; CAVALCANTI, Cordélia Robalinho de Oliveira. Dicionário de biblioteconomia e arquivologia. Brasília: Briquet de Lemos, 2008.

UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA (UFPB). Regimento Geral da UFPB. João Pessoa: UFPB.

UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA (UFPB). Resolução nº 29/2020 do CONSEPE. Aprova o Regulamento Geral de Graduação da UFPB. João Pessoa: CONSEPE/UFPB, 2020.