Desenvolvimento de repositórios institucionais nas instituições federais de ensino brasileiras: desafios e contribuições para a gestão da informação científica e o acesso aberto

RESUMO

O estudo aborda os repositórios institucionais (RIs) como ferramenta estratégica para a preservação digital, a gestão da informação científica e a promoção do acesso aberto nas Instituições Federais de Ensino (IFEs) brasileiras. Tem por objetivo analisar a importância dos RIs nas IFEs, descrevendo seu papel, identificando benefícios e desafios, e discutindo a atuação do bibliotecário nesse processo. Utiliza como metodologia a pesquisa bibliográfica, de abordagem qualitativa e natureza exploratória e descritiva, realizada nas bases SciELO, Google Acadêmico e no portal de periódicos da CAPES, abrangendo estudos sobretudo de 2021 a 2025. Evidencia que os repositórios aumentam a visibilidade e o impacto da produção científica das instituições, porém a efetividade depende da superação de barreiras, como as dificuldades em consolidar políticas institucionais, a infraestrutura tecnológica deficiente, o preenchimento dos metadados de forma padronizada e a baixa adesão ao processo de autoarquivamento. O papel do bibliotecário também se destaca na organização, preservação e disseminação da produção científica, mesmo que sua atuação seja frequentemente limitada pela escassez de recursos humanos e de apoio institucional.

Palavras-chave: repositórios institucionais; instituições federais de ensino; preservação digital; acesso aberto; bibliotecário.

ABSTRACT

Keywords: institutional repositories; federal higher education institutions; digital preservation; open access; librarian.

1 INTRODUÇÃO

A expansão das tecnologias digitais tem transformado a forma de produção, comunicação e acesso ao conhecimento científico, tornando cada vez mais necessária a adoção de mecanismos capazes de garantir sua organização, preservação e ampla disponibilização. Nesse cenário, os repositórios institucionais (RIs) constituem importantes ferramentas para reunir e tornar acessível a produção acadêmica das Instituições Federais de Ensino (IFEs), favorecendo sua visibilidade e contribuindo para o acesso aberto à informação científica. Além disso, esses ambientes desempenham papel relevante na preservação digital, ao possibilitarem o gerenciamento dos conteúdos diante das constantes mudanças tecnológicas, contribuindo para sua segurança e disponibilidade ao longo do tempo (Carvalho; Carvalho, 2014).

Apesar dessas contribuições, a implantação, manutenção e consolidação dos repositórios institucionais envolvem desafios relacionados à infraestrutura tecnológica, preservação digital, padronização de metadados, direitos autorais e adesão da comunidade acadêmica. A implantação e o funcionamento dos repositórios institucionais também demandam articulação entre a biblioteca e o setor de Tecnologia da Informação (TI), uma vez que o sucesso dessas iniciativas depende tanto da gestão e organização da informação quanto das condições tecnológicas necessárias para seu funcionamento (Cadete; Farias; Farias, 2023). Torna-se, portanto, relevante compreender as contribuições e os desafios dos repositórios institucionais, especialmente no contexto das IFEs brasileiras.

Nessa perspectiva, o presente estudo tem como objetivo geral analisar a importância dos repositórios institucionais nas IFEs brasileiras como instrumentos de preservação digital, de gestão da informação científica e de promoção do acesso aberto.

A relevância da pesquisa está na necessidade de compreender como esses ambientes contribuem para a salvaguarda e disseminação da produção científica institucional, considerando as particularidades e os desafios enfrentados pelas IFEs brasileiras. Assim, o estudo busca contribuir para o debate sobre gestão da informação científica e acesso aberto, bem como evidenciar a atuação do bibliotecário na organização, preservação e disseminação da produção científica institucional. Para tanto, parte-se do seguinte problema: de que forma os repositórios institucionais contribuem para a preservação, organização, visibilidade e democratização da produção científica das IFEs brasileiras, e quais são os principais desafios enfrentados para sua implantação, manutenção e consolidação?

O estudo apresenta os procedimentos metodológicos adotados para a realização da pesquisa bibliográfica; em seguida, a fundamentação teórica, que aborda as características gerais dos repositórios institucionais, a gestão e a preservação da informação científica, os desafios e as contribuições dos RIs para as IFEs, bem como o papel do bibliotecário nesse processo; já a discussão dos resultados busca articular os achados da literatura ao problema proposto pela pesquisa.

2 METODOLOGIA

O presente estudo caracteriza-se como uma pesquisa bibliográfica, de abordagem qualitativa, uma vez que busca compreender e interpretar os fatos por meio de uma análise detalhada, consistente e sustentada na argumentação lógica das ideias, sem mensurar verdades por meio de quantificações estatísticas (Michel, 2019).

Assinala-se também a natureza exploratória e descritiva desta investigação, uma vez que proporciona ao pesquisador informações mais detalhadas sobre o objeto de estudo, na medida em que os fenômenos e os dados encontrados na literatura são observados, analisados, classificados, interpretados e registrados sem qualquer tipo de interferência (Prestes, 2019).

O objetivo geral do estudo é analisar a importância dos repositórios institucionais nas IFEs brasileiras como instrumentos de preservação digital, gestão da informação científica e promoção do acesso aberto. E visa responder às seguintes questões: como os repositórios institucionais podem contribuir para a preservação, visibilidade e democratização da produção científica em IFEs brasileiras, e quais os principais desafios enfrentados nos processos de implantação, manutenção e consolidação dos RIs?

Para tanto, definiram-se como objetivos específicos:

a) Descrever o papel dos repositórios institucionais nas Instituições Federais de Ensino brasileiras.

b) Identificar os benefícios e os desafios dos repositórios institucionais para a gestão da informação científica e o acesso aberto.

c) Discutir o papel do bibliotecário no fortalecimento dos repositórios institucionais.

Realizou-se a busca de artigos científicos, livros, dissertações, teses e documentos institucionais nas bases de dados Scientific Electronic Library Online (SciELO), no portal de Periódicos da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES) e no Google Acadêmico, com o emprego dos descritores: "repositório institucional" OR "repositórios institucionais".

Definiram-se como critérios de inclusão os estudos empíricos e teóricos que abordam os RIs em IFEs brasileiras, sobretudo publicados entre 2021 e 2025, a fim de identificar as tendências mais atuais sobre o tema. Como critérios de exclusão, descartaram-se trabalhos duplicados, estudos focados em instituições de ensino privadas ou internacionais, trabalhos que não disponibilizam texto completo, resumos expandidos de eventos e notas editoriais.

A seleção dos documentos ocorreu por triagem inicial a partir da leitura dos títulos e resumos, seguida da leitura reflexiva e integral dos textos pré-selecionados, cujos achados foram categorizados e interpretados por meio de análise temática de conteúdo.

3. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

3.1 Repositórios Institucionais

Uma das formas relevantes de disseminação do conhecimento na atualidade ocorre por meio dos repositórios institucionais, que têm contribuído para ampliar o acesso e a circulação da produção científica e acadêmica. Esses ambientes disponibilizam, de forma gratuita e facilitada, uma diversidade de materiais, como livros, dissertações, teses, monografias e artigos científicos, favorecendo o acesso à informação e a democratização do conhecimento.

Cabe ressaltar que o surgimento dos repositórios institucionais está diretamente relacionado aos avanços tecnológicos e à expansão da produção científica. O crescimento do volume de informações produzidas pelas instituições de ensino e pesquisa, associado aos elevados custos de acesso aos periódicos científicos, evidenciou a necessidade de alternativas capazes de organizar, preservar e disseminar a produção acadêmica de forma mais ampla. Nesse contexto, os repositórios institucionais consolidaram-se como instrumentos de gestão e disseminação da informação científica, possibilitando o armazenamento, a preservação e o acesso à produção intelectual das instituições (Jesus et al., 2021 apud Santos et al., 2025).

À medida que se ampliou a necessidade de as instituições divulgarem a produção intelectual resultante de suas atividades, os repositórios institucionais passaram a ocupar posição de destaque. Sua implementação promove mudanças na forma de compreender e tratar a produção, a organização e a disseminação do conhecimento, inserindo-se nas transformações do sistema de comunicação científica e nas discussões da Ciência da Informação (Leite; Costa, 2006).

Sob essa perspectiva, os repositórios constituem ferramentas destinadas ao compartilhamento de conteúdos em sua forma integral e podem ser classificados segundo diferentes características, como tipo, formato e origem dos documentos que compõem seus acervos. Quanto à origem dos conteúdos, distinguem-se os repositórios institucionais, caracterizados por reunir e disponibilizar a produção intelectual de uma determinada instituição (Shintaku; Suaiden, 2015).

Nesse sentido, os repositórios institucionais assumem papel estratégico na gestão da informação científica, ao promoverem a organização, a preservação e a disseminação da produção intelectual institucional. Sua inserção no sistema de comunicação científica contribui para ampliar a visibilidade e o acesso aos conteúdos produzidos pelas instituições, fortalecendo práticas relacionadas à circulação e ao compartilhamento do conhecimento científico.

3.2 Gestão e Preservação da Informação Científica em Repositórios Institucionais

A expansão, o fortalecimento das tecnologias digitais e as transformações ocorridas nos processos de produção, organização e disseminação do conhecimento científico têm provocado mudanças significativas na comunicação científica. Nesse ínterim, os repositórios institucionais assumem papel estratégico ao possibilitar a reunião, organização e disponibilização da produção intelectual vinculada às instituições. Salienta-se que mais do que espaços destinados ao armazenamento de documentos, esses ambientes integram um conjunto de iniciativas voltadas à ampliação do acesso à informação científica e à valorização da produção acadêmica institucional.

Outro aspecto fundamental nesse processo refere-se à preservação digital. A disponibilização de documentos em meio eletrônico não garante, por si só, a sua permanência e acessibilidade ao longo do tempo. Diferentemente dos documentos físicos, os objetos digitais estão sujeitos à obsolescência tecnológica, à incompatibilidade de formatos, à perda de dados e a outras condições que podem comprometer sua utilização futura.

Para Campos e Mardero Arellano (2026), os objetos digitais estão sujeitos a diferentes fatores que podem comprometer a permanência e a acessibilidade, como a obsolescência tecnológica, a dependência de softwares específicos e as limitações dos ambientes computacionais. Nesse contexto, a preservação digital deve ser compreendida como um processo contínuo, que demanda governança da informação, definição de responsabilidades institucionais e adoção de normas e modelos reconhecidos internacionalmente.

Tal perspectiva evidencia que a gestão e a preservação dos conteúdos digitais também devem estar articuladas às políticas que regulamentam sua disponibilização e seu acesso, especialmente no âmbito das instituições públicas. Nesse sentido, a política de dados abertos do Poder Executivo Federal, instituída pelo Decreto nº 8.777/2016, estabelece diretrizes para a disponibilização de dados públicos em formatos digitais abertos e estruturados, favorecendo o seu acesso, uso e reutilização pela sociedade (Brasil, 2016).

A disponibilização dessas informações, entretanto, deve observar também a proteção dos dados pessoais, conforme estabelecido pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD (Brasil, 2018). Com isso, a preservação digital e a abertura dos dados constituem dimensões complementares da gestão da informação, uma vez que a disponibilização dos conteúdos em formatos acessíveis e reutilizáveis pressupõe também a adoção de estratégias que assegurem sua permanência e acessibilidade ao longo do tempo.

A gestão da informação científica nos repositórios institucionais deve contemplar ainda, de forma integrada, a disseminação, o acesso, a preservação e a proteção das informações disponibilizadas. A articulação entre práticas de acesso aberto, preservação digital e observância das políticas de dados fortalece a comunicação científica e contribui para a democratização do conhecimento, assegurando não apenas a disponibilidade, mas também a permanência, integridade e uso responsável pela sociedade.

3.3 Desafios e Contribuições dos Repositórios Institucionais nas Instituições Federais de Ensino

3.3.1 Benefícios para as instituições

Os repositórios institucionais são uma ferramenta estratégica para as Instituições Federais de Ensino, na medida em que organizam e disponibilizam a produção acadêmica em um único sistema de informação, contribuindo para a sua visibilidade nacional e internacional. Além disso, como sistemas de informação, permitem a participação pública na pesquisa científica de forma transparente e colaborativa, promovendo a divulgação dos estudos a partir do movimento de acesso aberto, que podem ser recuperados em um portal único e livre de custos (Almeida; Dias, 2023).

Entre os benefícios apontados na literatura, destacam-se o aumento da visibilidade institucional, a melhoria da reputação acadêmica, o incremento do impacto das pesquisas expresso pelo maior número de acessos e citações às produções depositadas, além de ampliar a colaboração entre pesquisadores, fortalecer o ensino e a aprendizagem e desenvolver a pesquisa (Asadi et al ., 2019 apud Santana; Pereira; Matos, 2023).

Do ponto de vista tecnológico, softwares livres, como o DSpace, viabilizam a implantação de sistemas de recuperação da informação com ferramentas de busca simples e avançada, navegação por comunidades, coleções, autor, título e assunto, aprimorando a experiência do usuário. Iniciativas como a do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT), que reúne, em portal único, conhecido como Biblioteca Digital Brasileira de Teses e Dissertações (BDTD), a produção científica dos programas de pós-graduação, reforçam tal benefício, ampliando o alcance da pesquisa nacional (Almeida; Dias, 2023).

Cabe destacar também que tais benefícios dependem de mecanismos consistentes de gestão de dados. A publicação da LGPD constitui-se como um benefício potencial aos RIs, uma vez que sua adequação, quando é bem conduzida, fortalece a transparência institucional, a segurança no tratamento dos dados pessoais dos usuários e a confiabilidade do repositório diante da comunidade acadêmica (Nascimento; Silva, 2023).

3.3.2 Papel do bibliotecário

A figura do bibliotecário é central no gerenciamento dos repositórios institucionais, ocupando posição estratégica na organização, preservação e disseminação da produção científica institucional, mas que pode ter a gestão comprometida por falta de infraestrutura adequada.

Estudo envolvendo o Repositório Institucional do Instituto Federal de Sergipe (RIFS) evidenciou que a atuação do bibliotecário ocorre frequentemente em contextos de equipe reduzida. As atividades de pesquisa, seleção documental e alimentação de bases de dados, no caso do RIFS, ficavam a cargo de apenas um bibliotecário e um bolsista (IFS, 2019 apud Souza; Melo; Araújo, 2022).

Além da gestão técnica do repositório, o bibliotecário deve desenvolver competências infocomunicacionais, que consistem na inter-relação entre competências em informação e em comunicação, abrangendo habilidades instrumentais, cognitivas e críticas para lidar com tecnologias digitais (Lima, 2013 apud Vetter; Pecegueiro; Cordeiro, 2022).

A pesquisa de Vetter, Pecegueiro e Cordeiro (2022) identifica uma lacuna existente entre a percepção dos bibliotecários quanto à sua competência tecnológica, que em geral declaram ser de razoável a muito elevada, e a efetiva adoção do repositório como um canal de comunicação científica, recurso não utilizado por 83% dos entrevistados. Por outro lado, 79% dos respondentes afirmaram utilizar as redes sociais para fins de interação e compartilhamento de conteúdos, o que indica a necessidade de compreenderem o seu papel como disseminadores no contexto da ciência aberta.

O bibliotecário assume ainda papel relevante nas discussões institucionais sobre a adequação à LGPD, sendo recomendável a participação em processos de definição de fluxos de tratamento de dados pessoais e na apropriação ou na construção, quando inexistente, de políticas institucionais de privacidade e proteção de dados (Nascimento; Silva, 2023).

3.3.3 Principais desafios

Os desafios enfrentados na gestão dos repositórios institucionais pelas IFEs são multifacetados e abrangem tanto recursos tecnológicos e humanos como aspectos legais e culturais. A pesquisa realizada com os bibliotecários do Instituto Federal do Maranhão (IFMA), por exemplo, destaca a falta de conhecimento técnico dos profissionais envolvidos, baixa interação com a equipe de TI, falta de interesse de instâncias superiores, recursos tecnológicos e financeiros insuficientes, ausência de uma política institucional de informação que favoreça a implantação do RI, baixa produção acadêmica e até mesmo, em menor grau, a falta de interesse dos próprios bibliotecários (Cadete; Farias; Farias, 2023).

Tal desinteresse é um dado que chama a atenção para o fato de que o bibliotecário é apontado na literatura, tradicionalmente, como o gestor do repositório. Neste caso, é preciso reconhecer a falta de motivação não como um fator isolado, mas que pode estar atrelada a um sistema que abrange a falta de capacitação, sobrecarga de trabalho, falta de apoio da gestão e insuficiência de recursos para trabalhar de maneira adequada.

Holter (2020 apud Santana; Pereira; Mattos, 2023) aponta também a subutilização dos repositórios devido à baixa adesão dos próprios pesquisadores ao autoarquivamento. O fenômeno é atribuído à falta de entendimento sobre as funções e os objetivos do sistema, à falta de feedback, à percepção do processo como uma tarefa complexa e às dificuldades práticas no autodepósito, com a exigência de preenchimento de múltiplos metadados.

Esse quadro é corroborado pelos dados obtidos com os bibliotecários da Universidade Federal do Maranhão (UFMA), que revelaram baixa adesão (somente 17%) ao autoarquivamento mesmo entre profissionais tecnologicamente competentes, evidenciando que a resistência ao uso do RI está relacionada com a falta de conhecimento e interesse pelo recurso e com a ausência de uma política institucional mais robusta de incentivo e acompanhamento (Vetter; Pecegueiro; Cordeiro, 2022).

O gerenciamento dos metadados e a interoperabilidade do sistema se configuram como desafios técnicos relevantes, principalmente quanto à adequação aos padrões estabelecidos pelo IBICT para integrar os repositórios às redes nacionais como a BDTD, ainda que a adesão não seja obrigatória em sua totalidade para todas as instituições (Almeida; Dias, 2023).

Em relação ao metadado de assunto, estudos reforçam a invisibilidade dentro dos repositórios devido à falta de metadados ou à grande quantidade de trabalhos armazenados com descrições de assunto pobres ou sem termos adequados (Brito; Martins, 2023); ou ainda aos ruídos gerados na recuperação por inconsistências no autoarquivamento pelos erros de grafia, uso de descritores muito abrangentes e polissêmicos, e de abreviaturas e siglas (Marques; Nhacuongue, 2024), fatores estes que dificultam a recuperação de pesquisas acadêmicas no sistema.

A acessibilidade digital também desafia os gestores de repositórios, pois segundo Santos (2025), existem fragilidades que comprometem a autonomia informacional dos pesquisadores com deficiência e evidenciam que a acessibilidade dos RIs não pode se restringir à interface do sistema, devendo alcançar também a produção e o tratamento dos conteúdos disponibilizados.

Na avaliação técnica do Repositório Institucional de Múltiplos Acervos (RIMA) da Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro (UFRRJ), por exemplo, identificou-se um índice de conformidade de 84,53% aos padrões do W3C, o que o posiciona na faixa “regular”, mais próximo do nível “bom” (85%), com inconsistências relacionadas à marcação semântica do código, ao contraste inadequado, à ausência de texto alternativo para imagens e à falta de identificação do idioma principal da página (Santos, 2025).

4 RESULTADOS E DISCUSSÃO

Considerando o problema proposto pela pesquisa, os achados discutidos anteriormente permitem afirmar que os repositórios institucionais contribuem para a preservação, organização, visibilidade e democratização da produção científica das IFEs brasileiras de forma consistente no plano conceitual, mas é desigual quando se fala da implementação efetiva. Tal distinção é importante para responder ao problema, uma vez que a literatura analisada destaca o valor estratégico do RI como sistema de informação gerencial (Leite; Costa, 2006; Shintaku; Suaiden, 2015), mas evidencia que esse valor se constitui de maneira condicionada a fatores de infraestrutura, governança e recursos humanos.

Os três eixos analisados, no que tange aos benefícios, desafios e papel do bibliotecário, operam dependentes entre si, como componentes de um mesmo sistema. Benefícios como visibilidade, impacto e reputação institucional atribuídos aos RIs pressupõem justamente a superação dos desafios estruturais e culturais relatados. E a superação desses desafios, por sua vez, depende em grande parte da atuação do bibliotecário, que aparece, na literatura, tanto como um agente estratégico como um recurso escasso e sobrecarregado.

Sendo assim, os desafios enfrentados pelos RIs nas IFEs não devem ser vistos como obstáculos isolados e superáveis individualmente, mas são partes que integram um problema comum, que consiste na ausência, em grande parte, de uma política institucional consolidada, articulando o uso da tecnologia com a gestão da informação e a valorização do trabalho do bibliotecário.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

O estudo teve como objetivo analisar a importância dos repositórios institucionais nas Instituições Federais de Ensino no Brasil como instrumentos de preservação digital, de gestão da informação científica e de promoção do acesso aberto. A literatura aponta que esses ambientes desempenham papel relevante na organização, preservação e disseminação da produção científica institucional, contribuindo para ampliar sua visibilidade e favorecer o acesso ao conhecimento.

Os resultados demonstram que a efetividade dos repositórios institucionais está relacionada à adoção de políticas de gestão e preservação digital, à existência de infraestrutura tecnológica adequada e à articulação entre diferentes setores institucionais. A atuação do bibliotecário é fundamental na organização, representação, preservação e disseminação da informação científica, configurando-se como elemento estratégico e, ao mesmo tempo, um dos mais fragilizados diante da escassez de recursos humanos e do baixo engajamento institucional relatados nos estudos analisados.

Entre os principais benefícios, destacam-se o aumento da visibilidade e do impacto da produção científica e o fortalecimento da reputação institucional. Em compensação, entre os desafios, a baixa adesão da comunidade acadêmica ao autoarquivamento, a insuficiência de infraestrutura tecnológica e de recursos humanos, a ausência de políticas institucionais consolidadas, a fragilidade na padronização de metadados e, também, a acessibilidade digital e a adequação à LGPD. Tais desafios não são isolados, mas interdependentes, reforçando a necessidade de abordagens institucionais integradas visando superá-los.

Os repositórios institucionais podem ser compreendidos como importantes instrumentos para a gestão da informação científica e o fortalecimento do acesso aberto nas IFEs do Brasil. Consolidar a implantação desses sistemas requer tanto planejamento institucional como investimentos tecnológicos e atuação integrada de profissionais capacitados, principalmente dos bibliotecários.

Como limitação desta pesquisa, destaca-se o fato de tratar-se de um estudo de natureza bibliográfica, especialmente de literatura publicada nos últimos cinco anos, o que não permite realizar comparações empíricas diretas entre diferentes IFEs. Sugere-se, para estudos futuros, a realização de pesquisas de campo que investiguem a percepção de bibliotecários e gestores sobre os fatores que favorecem ou dificultam a consolidação dos RIs, bem como estudos comparativos entre instituições de diferentes regiões do país, de modo a verificar se os desafios aqui identificados se replicam de forma homogênea ou assumem contornos distintos conforme o contexto institucional e regional.

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1. Bibliotecária-documentalista da Universidade Federal do Amazonas - Manaus, AM. Mestre em Administração. ² Bibliotecária-documentalista do Instituto Federal de Roraima - Boa Vista, RR. Mestre em Psicologia Organizacional. ↑